Au 31 décembre 2014, il n’existait pas de communication mutuelle ni d’échanges entre ces bases de données des différentes autorités de surveillance nationale. Pour remédier à ce problème et éviter aux entreprises de communiquer plusieurs fois les mêmes données, l’Administration générale des Douanes et Accises (AGD&A) a lancé le projet de « guichet unique ». Toutes les autorités belges concernées par le flux international des marchandises y sont impliquées. À savoir le gouvernement flamand, la Région wallonne, la Région de Bruxelles-Capitale, l’AFSCA, le SPF Santé publique, les autorités portuaires, les aéroports… L’Organisation mondiale des Douanes définit le guichet unique ou Single Window comme « un système intelligent qui permet aux parties impliquées dans les échanges commerciaux et les transports de fournir une information standardisée, via un seul point d’entrée, pour satisfaire à toutes les formalités réglementaires liées à l’importation, à l’exportation et au transit. En bref, il s'agit d’éviter aux opérateurs économiques de devoir soumettre plusieurs fois les mêmes données à des autorités différentes. »

L’implémentation du guichet unique est un processus comportant trois étapes :

• la description et l’analyse de la situation existante ;
• l’élaboration de trois modèles de guichet unique ;
• la mise en place du modèle sélectionné.

En 2014, l’AGD&A a réalisé la deuxième phase du processus. Trois modèles de guichet unique ont été élaborés et présentés. La figure 1 représente le modèle retenu :

Via l’accès à l’interface Single Window, une entreprise ou un déclarant en douane peut avoir accès aux différentes applications douanières, portuaires et/ou applications des instances publiques. Le « Central broker system » et le « Federal service Bus » sont des systèmes qui permettent les échanges entre les stakeholders. Le « Central broker system » partage les données entre les différentes autorités maritimes, et le « Federal Service Bus » partage les documents nécessaires aux déclarations.

Prenons un exemple concret… Pour introduire une demande de licence auprès d’une instance compétente, une entreprise doit très souvent remplir un formulaire papier. Après avoir traité la demande, l’instance compétente renvoie la licence sous courrier à l’entreprise. Celle-ci devra présenter la licence à chaque fois qu’elle fait remplir une déclaration en douane. Elle devra également la présenter physiquement à la douane lors d’un contrôle documentaire.

À l’avenir, cette demande d’autorisation pourra être traitée par voie électronique. La licence sera transmise électroniquement à l’AGD&A, qui pourra ainsi réutiliser les informations encodées dans l’application. De cette façon, un contrôle automatique entre la licence requise et la déclaration pourra être effectué et les marchandises seront libérées plus rapidement.

Ainsi, d’une part, les démarches administratives sont donc considérablement réduites, entraînant également une diminution des coûts pour les entreprises. D’autre part, les services de surveillance disposent de plus d’informations et plus rapidement, ce qui leur permet également d’effectuer des contrôles de manière plus efficace.