Op 31 december 2014 bestond er geen wederzijdse uitwisseling of communicatie tussen de gegevensbanken van de nationale toezichthoudende autoriteiten. Om dit probleem op te lossen en te vermijden dat ondernemingen meermaals dezelfde gegevens moeten doorgeven, heeft de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen (AAD&A) het project van het Single Window gelanceerd. Al de Belgische autoriteiten die te maken hebben met de internationale goederenstroom worden hierbij betrokken. Het betreft de Vlaamse regering, het Waals Gewest, het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, het FAVV, de FOD Volksgezondheid, de havenautoriteiten, de luchthavens …

De Werelddouaneorganisatie omschrijft de Single window als ‘een intelligente voorziening die aan partijen, die betrokken zijn in handel en transport, toelaat om gestandaardiseerde informatie en documenten in te dienen via één toegangsgspunt om alle wettelijk vereiste invoer-, uitvoer- en doorvoerformaliteiten te vervullen. Het is dus de bedoeling te vermijden dat de economische operatoren dezelfde data verschillende keren bij verschillende bevoegde autoriteiten moeten indienen.’

De implementatie van single window is een proces in drie fasen:

• de beschrijving en de analyse van de bestaande situatie
• de uitwerking van drie modellen van een single window
• de installatie van het geselecteerde model

In 2014 heeft de AAD&A de tweede fase van het proces afgerond. Er werden drie modellen uitgewerkt en voorgesteld. Figuur 1 geeft het gekozen model weer:

Via de toegang tot de interface Single window kan een onderneming of een douaneaangever toegang krijgen tot de verschillende applicaties van de douane, de havens en/of de overheidsinstanties. Het ‘Central broker system’ en de ‘Federal service bus’ zijn systemen die uitwisselingen tussen stakeholders mogelijk maken. In het ‘Central broker system’ worden gegevens tussen de verschillende havenautoriteiten uitgewisseld en in de ‘Federal service bus’ worden documenten uitgewisseld die voor de aangiften noodzakelijk zijn.

We nemen een concreet voorbeeld. Om een vergunningsaanvraag in te dienen bij een bevoegde instantie, moet een onderneming vaak een papieren formulier indienen. Na behandeling van deze aanvraag stuurt de bevoegde instantie de vergunning per post terug aan de onderneming. Deze moet de vergunning voorleggen bij elke douaneaangifte. Ze moet deze eveneens materieel voorleggen aan de douane bij een controle van de documenten.

In de toekomst kan dergelijke vergunningsaanvraag elektronisch gebeuren. De vergunning zal elektronisch worden bezorgd aan de AAD&A, die op deze manier de in de applicatie ingevoerde informatie opnieuw kan gebruiken. Op deze wijze kan de AAD&A een automatische controle doen tussen de vereiste vergunning en de aangifte en zodat de goederen sneller vrijgegeven worden.

Enerzijds worden de administratieve verrichtingen aanzienlijk vereenvoudigd, wat ook leidt tot een kostenverlaging voor de ondernemingen. Anderzijds beschikken de toezichthoudende diensten sneller over meer informatie, waardoor zij controles op een meer doeltreffende wijze kunnen uitvoeren.