Bij de edities van 2011, 2012 en 2013 volgde de FOD Financiën de richtlijnen van de GRI 3. Het kwam erop neer te beantwoorden aan de algemeenheden en om becijferde en pragmatische gegevens te verstrekken over het verbruik en over de werking van de FOD in het algemeen. Deze gegevens zijn zeker belangrijk aangezien ze een duidelijk beeld geven van de impact van de FOD op het milieu, zeker gezien de omvang van de FOD. Toch zijn deze cijfers en resultaten niet de essentie; ze weerspiegelen niet de bedrijfsfilosofie. Een evaluatie van de core business en een behoeftenanalyse bieden een relevantere visie op de wil en het inzicht van de FOD Financiën om te handelen als maatschappelijk verantwoordelijke actor.

In het kader van deze reflectie startte het Federaal Instituut voor Duurzame Ontwikkeling (FIDO) een federaal coachingproject voor het bevorderen van de GRI 4.0 binnen de overheidsdiensten. Zes federale en programmatorische overheidsdiensten¹ gingen daarop in en daartoe waaronder dus ook de FOD Financiën. De GRI 3 maakte plaats voor de GRI 4.0, die een essentieel begrip naar voor brengt: de ‘materialiteitsmatrix’.

De ‘materialiteit’ is de graad van relevantie en belang van de in de rapportering behandelde onderwerpen. Vandaar dat de inhoud van het verslag wordt bepaald door de wil van de FOD om de ‘echte’ thema’s aan te pakken (dit zijn relevante thema’s die tijdens het afgelopen jaar in de actualiteit zijn geweest, zoals in het traditionele jaarverslag, maar ook tijdloze onderwerpen die worden behandeld vanuit de historiek of een bijzonder oogpunt ervan, en voortvloeiend uit de terzake vastgelegde doelstellingen) en een analyse te maken van de wijze waarop de FOD zich kwijt van zijn taken als antwoord op de verwachtingen van de belanghebbende partijen en van de maatschappij.

In eerste instantie moesten dus de onderwerpen worden bepaald die voor de FOD en voor de belanghebbende partijen belangrijk zijn. Vervolgens werden er prioriteiten bepaald en werd ervoor gezorgd dat ze evenwichtig, becijferd en geïllustreerd werden behandeld, in het bijzonder op basis van indicatoren. Einddoelstelling: een synthetisch, volledig en concreet beeld geven van de opdrachten en de waarden van de FOD.

Dit werk werd verwezenlijkt in samenwerking met de consultant ‘Cap Conseil’, een hulp die inbegrepen was in de offerte van het FIDO. Het introspectiewerk is begonnen met de bijdrage van de voorzitter van het Directiecomité. Een werkgroep identificeerde vooreerst de belangrijkste betrokken partijen van de FOD. Ook vroeg men aan elke algemene administratie en stafdienst om een lijst op te maken van de partners en doelgroepen waarmee zij samenwerken en communiceren². Er werden14 aandachtspunten afgebakend. Die zijn enerzijds een weerspiegeling van de core business, de filosofie en de werking van de FOD en anderzijds beantwoorden ze aan de verwachtingen van de betrokken partijen.

De werkgroep kende vervolgens aan elk aandachtspunt een score toe om er het belang van te bepalen, zowel voor de administratie als voor de belanghebbende partijen. Op basis van deze evaluatie is het duidelijk wat er voor allen van belang is en kunnen er doelstellingen worden bepaald, met respect voor het principe 15 van de ‘Verklaring van Rio’(zie hieronder). Deze evaluatie ligt aan de oorsprong van de ‘materialiteitsmatrix’ van de FOD Financiën. Het spreekt vanzelf dat deze verslaggeving voor alle betrokken partijen van de FOD een gelegenheid is om een positie in te nemen en om ons hun opmerkingen mee te delen.

Aangezien deze aandachtspunten eerder eigen zijn aan een bepaalde algemene administratie of stafdienst  werd een kleine groep van rechtstreeks betrokken medewerkers samengesteld. Deze groep lijnde de grens af, en stelde de indicatoren en de doelstellingen van elk aandachtspunt vast: een eerste stap om vier aandachtspunten in de verslaggeving van 2014 op te nemen. Het gaat om een omvangrijk werk dat op de lange termijn moet worden voortgezet om te komen tot een duurzame verslaggeving waarin de 14 oorspronkelijk vastgelegde aandachtspunten worden opgenomen.

¹ De deelnemers: FOD Personeel en Organisatie, FOD Justitie, FOD Economie, FOD Kanselarij van de Eerste Minister, FOD Fedict en de FOD Financiën.

² Dit werk werd reeds gestart tijdens de vorige edities, op basis van de richtlijnen van de GRI 3.