De FOD Financiën beschouwt de digitalisering van procedures als een actueel en belangrijk thema. Onder digitalisering verstaat men de creatie en het beheer van gedigitaliseerde (gescande) en numerieke gegevens. Het strategische belang ervan moet niet meer worden aangetoond, maar hoever staan we al in de praktijk?  

De digitalisering van de personeelsdossiers

De FOD Financiën is in 2014 verder gegaan op de ingeslagen weg van de digitalisering. Vanaf 2014 worden heel wat vergoedingen bijvoorbeeld online aangevraagd en is begonnen met de scanning van alle personeelsdossiers.

De Stafdienst Personeel en Organisatie nummert de actieve dossiers, haalt er de dubbele documenten uit, inventariseert en maakt de dossiers die geen administratief nut meer hebben over aan het Rijksarchief.

Ultiem doel is een e-HR voor elke medewerker van FOD Financiën.

De scanningcentra van de FOD Financiën

De digitalisering van deze dossiers zou niet mogelijk zijn zonder de ondersteuning van de twee scanningcentra van de FOD Financiën die gevestigd zijn te Namen en te Gent. In deze centra zijn respectievelijk 28 en 42 medewerkers tewerkgesteld die naast de digitalisering van de dossiers eveneens samen zorgen voor de fiscale aangiften die op papier binnenkomen. Het betreft een aanzienlijk werk: in 2014 werden 1.208.870 dossiers gescand evenals minstens 2.124.996 aangiften, listings en bijlagen.

Invoering van een e-scanningssysteem en elektronisch goedkeuringsproces voor facturen

In 2014 begon de FOD Financiën - als pilootorganisatie voor alle andere FOD’s - met de digitalisering van zijn facturen. Het behandelings- en goedkeuringsproces verloopt nu volledig elektronisch.

De e-scanning en het elektronische goedkeuringsproces bij de FOD Financiën hadden te kampen met een aantal kinderziekten, waardoor de betalingen vertraging opliepen. Eind 2014 waren die problemen grotendeels opgelost.

Het elektronische goedkeuringsproces laat een vlottere factuurverwerking toe en levert daardoor meer tijdige betalingen op.